青〔2017〕24号

共青团滁州职业技术学院委员会档案管理办法

档案资料的管理是共青团的各项管理工作的组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是继承、发展团的各项工作，保持连续性，为目前和今后服务的一项重要工作。为加强团委工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性，使团委工作形成一定的历史资料，特建立本制度。档案制度总则在于规范团委各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。

一、凡在我院共青团工作过程中或在团的活动中形成的具有保存价值的文件，以及有关文字、图片、声象等材料均属团的档案材料管理范围之列。

二、团员的个人档案（入团志愿书），年度评优登记表等由各系团总支保存并随人事档案一并转移。

三、各种档案材料按内容划分不同的保管期限，分永久、长期和短期三种，其中长期保管期限为16—50年，短期为15年以下。

四、归档范围或保管期限。

（一）团代会、学代会的文件材料

1、通知、名单、议程、报告、领导讲话、大会发言、重要的提案及处理结果、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、总结、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、音像资料和上级批复意见等文件材料，均应做永久保存。

2、贺信、贺电、一般的提案及处理结果、讨论未通过的文件为长期保存。

3、大会选举办法、候选人登记表和情况介绍、小组会议记录、参考文件、总结等文件材料为短期保存。

（二）团委的全体委员会、办公会议的文件材料

1、会议的公报、决议、决定、记录、纪要、领导讲话、讨论通过的文件材料应做永久保存。

2、讨论未通过的文件材料等为短期保存。

（三）全院性团员大会的讲话稿和会议记录，重要的做长期保存，不重要的做短期保存。

（四）团的上级组织召开会议的文件材料凡涉及本院的报告、总结、决议等以及本院领导人在会上的重要发言材料做永久保存；会议的报告、总结、决议等文件做长期保存；简报、参考资料做短期保存。

（五）团的上级组织的指示、决定、批示、批复、批转、通报、通知、规定及规章制度，针对本院的应永久保存；需要长期参照执行的，应长期保存；短期内参考的应短期保存。

（六）团委所发的决定、规定、通知、规章制度、通报和工作简报，重要的做永久保存；一般的做长期或短期保存。

（七）团委的请求与上级批复，各总支的请示与团委的批复，重要的做永久保存，一般的做长期或短期保存。

（八）团委的工作计划、总结，年度或学年的做永久保存或长期保存；季度或学期的做长期或短期保存。

（九）团委的各种统计报表，年度或学年的做永久保存，季度或学期的做长期保存，月份的做短期保存。

（十）团委及各基层团组织的专题调查报告和经验总结，重要的做永久或长期保存；一般的做短期保存。

（十一）团委启用印章的文件、印模做永久保存。

（十二）上级机关对团委及各总支人员编制，职务任免的指示文件做永久保存。

（十三）团委批准入团、退团材料及名单做长期保存。

（十四）全院团员名册应做永久保存。

（十五）团内奖惩材料：

1、优秀团员、优秀团干部、先进团支部、最美团支部书记、活力团支部名单应永久保存。

2、优秀团员标兵、优秀团干部标兵、先进团支部标兵、先进事迹材料应长期保存。

3、给予团内各种处分及撤消处分的决定材料应做永久保存。

4、以上各类奖惩材料除在文书档案室保存之外，还应及时装本人人事档案。

5、因各种原因被暂缓团籍注册的团员名单应永久保存；暂缓注册登记表应长期保存。

（十六）团委大事记，反映我院团的重大活动的照片、剪报、音像资料等应做永久保存。

（十七）志愿者活动、社团活动、社会实践、科技活动、文体活动，重要的做永久保存，一般的做长期或短期保存。

五、档案归档要求

（一）团委兼职档案员每年换任之前整理本学年档案资料（分类整理），每届团委换届之前应整理的材料转交本届团委；

（二）团委直属学生组织成员登记表、通讯录等表格及时存档。

（三）档案要做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用黑色签字笔工整书写。A4纸文档是指活动通知、档案等原始的资料或电子的资料。

六、各级团干部要按上述管理范围，及时或定期将自己分管范围内的有关文件材料整理立卷后上交团委，由团委负责向学院档案室移交。

按年度归档的材料应该每年5月底前归档并移交学院档案室。需移交学院档案材料具体内容如下：

1、共青团工作的规章制度，团委工作计划、报告、总结、重要统计材料，团代会文件资料，团委会议记录，团委制发的文件。

2、团组织、专职团干部统计年报。

3、团委工作典型材料，表彰和奖励先进基层团组织、优秀团员的材料。处分团员的材料。

4、团干部名单、团员名册，各团总支的有关材料。

5、团委牵头进行的重大活动的有关材料、声像资料。

6、本院学生组织参与的各种学会、社团相关材料，各类社团活动、社会实践材料。

7、自办的学生工作刊物。

8、获得厅级(市委、市政府、省厅等同及部门)以上表彰的证书、奖牌。

9、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料。

共青团滁州职业技术学院委员会

2017年12月9日