根据《安徽省髙等学校档案管理实施办法》规定，高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门领导是学校档案工作领导小组成员，学校档案工作需纳入部门管理制度，纳入部门年度计划与总结，在布置、检査、总结、验收各项工作的同吋，布置、检查、总结、验收档案工作。兼职档案员由部门职能人员组成，负责文件材料的分类、立卷、归档工作。学院档案实行部门、课题组立卷规定如下：
一、归档范围
凡是本部门本岗位在工作中形成的，对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，都要归档保存。
二、归档时间
1、党群与行政管理档案在次年6月底前归档。
2、教学管理档案于次年寒假前归档。
3、科研类档案应在项目完成后两个月内归档。
4、会计管理工作形成的档案在次年6月底前归档，会计活动形成的档案隔年归档，也可按财务部门需要酌情归档。
5、设备档案应在购进仪器、设备时，随机材料及时归档。仪器设备档案应在设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备应在索赔期满后二个月归档。
6、基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；
7、学院的重大活动、重要上报材料、重要会议形成的档案，应事先落实责任人，活动结束之日起2个月内归档。
8、属于撤销单位，在撤销后2个月内向档案室移交档案。
三、归档要求
1、按照文件材料形成的自然规律进行组卷，遵循文件之间的内在联系，维护文件材料的真实面貌。按年度，按类别，重要的在前, 次要在后；结论、批复在前，报告、请示在后；文件在前，处理签发在后；同一问题的文件按时间先后顺序组卷。
2、两个以上单位共同承办的会议材料（包括：上级领导、学院领导参加会议的讲话材料〕，由承办单位负责收集和立卷归档。
3、凡学院负责起草、拟定的内外发文，报送上级或主管部门的统计报表、请示、报告、备案等文件材料与电子报送元数据，都要归档保存。上级来文，或领导参加会议带回的重要文件等、由院办处理结束后负责立卷归档，各职能处室编发的文件，由各职能部门立卷归档。 ^
4、电子档案归档目录要说明归档材料的题名、制作人、责任人， 题名要概括出照片或光盘所反映的全部信息。移交的电子档案不能设密，要确保载体清洁、无划痕、无病毒。
5、纸质和电子档案应同步归档。
6、纸质档案要留有左装订线，不能使用废纸或草稿纸作为载体材料归档。文件已破损的应予修整，字迹模糊或者褪变的文件应予复制。归档材料要去掉金属物。
7、部门领导负责检査移交档案的真实性、准确性、完整性。立卷归档的材料要反映学院活动真实面貌和部门工作的实况。
8、对移交档案室的档案，有特殊保密要求的部分，归档部门领导提出意见，报学院领导批准后，档案室将按照保密规定，限制利用。
9、凡属应归档的文件材料，必须按规定向档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得把应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。
四、卷内文件材料排列顺序
1、批复件在前、请示件在后；正件在前、附件在后；打印稿在前、签发核定稿在后；转发件在前、原件在后；图纸按图的类别序号排列，文字材料在前、图表在后。
2、由单一作者，单一问题组合起来的文件，按时间顺序排列。
3、由单一作者，几个问题组合起来的文件，按问题的重要程度结合时间排列
4、由几个作者，几个问题组合起来的文件，先按问题集中，然后按重要程度结合作者、时间排列。
5、案件材料，结论、定性放在前面，然后按时间形成的顺序排
6、课题组、科研活动材料，结果在前，其他记录按照时间顺序排列。
7、外事活动材料，按照每次活动主题立卷，相同材料超过规定厚度，可立分卷与电子记录同步归档。
8、卷内文件材料排列之后，依次编写序号。凡有效文字内容的页张，都应统一在材料正面右下角、反面左下角编排页号。不装订的文件，应在每份记录上编件号；照片、录音（像）带、光盘等声像材料应在其背面或装具上标识题名及完整的活动记录。
五、填写卷内目录与备考表
1、案卷必须按规定的格式逐件打印卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首并且要留出2.5CM的装订线。
2、卷内文件材料如有缺损、修改、补充、移出、销毁的情况， 应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
六、拟写案卷标题
案卷标题应简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和文种等，文字应简练。
例：滁州职业技术学院办公室 2012年度部门工作 计划
责任者 内容 文种
七、滁州职业技术学院文件材料归档流程表
滁州职业技术学院收集、整理、归档工作操作规程.doc
