规章制度

第一章 总则

第一条 为加强学院档案工作，实现档案工作规范化、制度化管理，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》，制定本实施细则。

第二条 档案工作是学院工作的重要组成部分，是维护学院历史发展真实面貌的一项重要事业，是学院各项事业建设的重要基础，是衡量学院管理水平的重要标志之一。学院将档案工作纳入学院整体发展规划，各类档案实行集中统一管理，档案工作所需经费单独立项，列入学院预算，统筹解决。

第二章 体制、机构设置与人员配备

第三条 学院档案工作接受安徽省教育厅领导，同时接受省、市档案行政管理部门的业务指导、监督与检查。

第四条 学院成立由院长为主任委员、分管院领导和相关院领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学院档案工作委员会，领导学院档案工作。

第五条 学院设立综合档案室。综合档案室隶属于学院办公室，统一管理学院档案工作，对全院档案工作进行监督、检查和指导。

第六条 综合档案室的基本任务是：

（一）贯彻执行国家和省市有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

（二）制订学院档案工作规章制度及档案业务工作规范，并负责贯彻落实；

（三）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学院档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动；

（十）对学院所属机构的档案工作进行监督和指导。

第七条 综合档案室设主任一名，专职档案员一至二名。专职档案员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

第八条 学院各系、部、处、室等单位，由主要负责人分管该部门档案工作，并配备一名兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和移交。

第九条 档案工作人员因为工作变动、退休等原因离开岗位时，必须严格履行交接手续，手续完备方可离岗。

第三章 档案工作岗位职责

第十条 分管档案工作的院领导职责：

（一）贯彻档案工作的法律、法规，审批学院有关档案工作的规章制度和规划，提出指导意见；

（二）保障档案工作与学院的其他工作同步发展；督促有关方面实施各项工作与档案工作的“四同步”管理（即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）；

（三）负责将档案工作纳入学院的发展规划，列入学院议事日程；将档案信息化建设纳入学院信息化建设的总体规划中同步发展，不断提高学院档案管理现代化水平；

（四）督促档案管理部门全面履行档案行政管理和档案业务管理与服务两种职能；

（五）研究决定学院档案工作发展中的重大问题和奖惩事项。

第十一条 各部门档案工作分管领导职责：

（一）组织本部门人员学习、贯彻国家及省市关于档案工作的法律法规；

（二）执行学院档案工作规章制度，将档案工作纳入本部门计划、规划、管理制度及议事日程，纳入相关人员的职责范围；

（三）配备具有较好政治、业务素质的兼职档案人员，保持档案人员相对稳定，从人手、时间等方面保证兼职档案员顺利完成年度归档工作。积极支持兼职档案员参加业务学习和培训；

（四）督促兼职档案员及相关人员做好平时的文件材料收集整理工作；

（五）对本部门归档的文件材料进行总体审核把关，保证本部门每一项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料存档。

第十二条 综合档案室主任职责：

（一）认真学习、宣传、贯彻执行国家及省市有关档案工作的方针政策、法律法规，钻研档案学理论和有关业务知识，不断提高政策水平、管理水平和业务能力；

（二）在办公室的领导下，对全院档案工作实行监督、检查和指导，并提出意见和建议；

（三）负责制定全院档案工作的发展规划、工作计划；制定各门类档案业务工作规范；修订、完善各项工作制度；组织档案工作的检查，并定期向办公室和分管院领导汇报；

（四）组织本室工作人员的政治学习与业务学习，组织兼职档案人员的业务培训；

（五）组织实施学院档案信息化建设规划，为实现档案管理信息化创造必要条件；

（六）负责档案业务的对外联系。

第十三条 综合档案室档案员职责是：

（一）落实档案规章制度，履行依法治档职责，指导、协助各部门做好各类档案材料的形成、收集与积累、分类整理、归档工作；

（二）按照《高等学校档案工作规范》要求，认真细致做好各种门类、不同载体档案材料的接收、分类、鉴定、统计、保管和利用工作；

（三）开展档案宣传，编制档案检索工具，积极参与档案编研，建设档案信息数据库，做好档案信息资源开发，为学院各项工作服务；

（四）按“八防”（防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗）要求认真做好库房管理工作，确保档案材料完整、安全；

（五）严格执行国家保密法规，遵守保密纪律，维护涉密档案的安全；

（六）积极参加档案理论研究和各种学术活动，不断提高业务水平和工作质量；

（七）认真做好年度档案的统计工作；

（八）服从工作安排，完成领导交办事宜。

第十四条 各立卷部门兼职档案员职责：

（一）遵循档案工作法规、政策和学院档案工作制度开展工作。负责本单位文件材料的收集、保管和整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；

（二）检查、督促本部门工作人员按时做好文件材料的归档工作，负责本部门留存档案材料的保管和提供利用；

（三）主动接受学院综合档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向综合档案室移交档案；

（四）加强与综合档案室的联系，积极提出改进工作的意见和建议，及时向本部门分管档案工作领导汇报工作；

（五）努力钻研业务，积极参加业务学习，掌握档案工作基本知识，不断提高档案工作水平。

第四章 档案管理

第十五条 学院档案工作实行“三纳入”、“四同步”管理，即纳入学院各部门的计划和规划，纳入学院管理制度，纳入学院各部门领导和有关人员的岗位职责；学院布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十六条 学院在招生、教学、科研、基建、管理及其他活动中直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等都属于学院档案材料归档范围。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

人事类档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行。

第十七条 学院实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。综合档案室应派人指导立卷工作。

第十八条 学院对科研项目、基建工程、重要仪器设备进行鉴定、验收时，应通知档案人员到场，会同有关部门对应归档的文件材料加以审查并签署意见。

第十九条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合国家有关标准要求。

第二十条 学院档案材料归档时间为：

（一）按自然年度归档的，其文件材料应当在次年六月底前归档；

（二）按学年度归档的，其文件材料应当在次学年寒假前归档；

（三）仪器设备档案应在设备验收完毕投入使用后两个月内归档，引进设备档案应在索赔期满后两个月内归档；

（四）科研类、基建类档案应当在项目完成后两个月内归档；

（五）会计年度终了形成的财会档案，可暂由财务部门保管使用一年，期满后移交综合档案室统一保管。

第二十一条 综合档案室应当对档案进行分类、编目、排列和统计。各类档案的分类编号方法另行规定。

综合档案室工作人员必须严格执行档案接收、管理的相关制度，及时做好登记，随时入库。

第二十二条 按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十三条 学院与其他单位分工协作完成的项目，综合档案室应当至少保存一整套档案。

第二十四条 学院中的个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集、代管等形式进行接收。个人向学院捐赠档案的，学院应给予奖励。

第二十五条 学院各项活动中形成的，或者在学院对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学院发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，原则上由综合档案室集中管理。

第二十六条 综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。存放声像等特殊载体的档案库房，应配置恒温、恒湿设施。

档案库房安全管理要明确责任，做好“八防”。档案工作如发生突发事件，应当按照国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定，立即向院领导报告，及时处理。

第二十七条 综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的利用与公布

第二十八条 按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全院以至社会开放属于开放范围的档案。综合档案室应积极、主动地开展档案利用工作，制定档案借阅和复印制度。

第二十九条 综合档案室所保存的档案，主要供本院利用。院外单位或个人利用档案应持有介绍信，经综合档案室主任同意后，方可查阅利用档案。

第三十条 室藏档案凡涉及党和国家秘密的，涉及专利或技术秘密的，涉及个人隐私或档案形成部门规定限期利用的，不宜开放。

第三十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经办公室主任批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密工作部门批准。

第三十二条 对于重要、珍贵的档案，一般不提供原件使用。如有特殊需要，须经院领导批准。

第三十三条 凡利用档案者，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》。利用结束后，综合档案室应如实填写《档案利用效果登记簿》，以便查存。

第三十四条 学院综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。加盖学院综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十五条  综合档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案编研和档案宣传工作。

第六章 考核、奖励与处罚

第三十六条 档案工作的检查、考核以系、部、处、室等立卷部门为单位进行。获得合格以上等次的部门，学院予以适当的物质补贴和奖励。档案工作考核结果作为年度部门及职工考核评议的重要依据之一。

第三十七条 有下列行为之一的，学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第三十八条 本实施细则同时适用于安徽滁州技师学院。安徽滁州技师学院的档案管理由其自行负责，学院综合档案室在业务上进行指导、监督和检查。

第三十九条 本实施细则由学院办公室负责解释。

第四十条 本实施细则自发布之日起施行，原《滁州职业技术学院档案管理实施细则》（职院字[2010]3号）同时废止。